Utbilda personalen- en ständig process som idag kräver utbildning på nätet och onlineundervisning

De flesta HR-chefer har som uppgift att arbeta långsiktigt med utbildningsstrategier för anställda och medarbetare. Det finns en rad olika invanda tillvägagångssätt för att sköta dessa HR-frågor för att utbilda personalen. Denna artikel beskriver hur elearning utvecklats och hur KlickData KLMS (Klick Data Learning Management System= Lärplattformen KlickData) ger alla organisationer verktyg för att växa genom att systematisera inlärningsprocessen och kompetensvalidera.

Att utbilda personalen är en ständig process som idag på 2020-talet kräver uppdaterade angreppssätt. Allt fler har under en längre tid funderat att sätta elearning och utbildning online i centrum för utvecklingen. Majoriteten av företag är idag öppna för den nya tekniken, men sitter ofta kvar i gamla tankemönster och vanor trots att det finns en rad olika skäl för att effektivisera resursutnyttjandet och lägga eLearning i fokus på ett mer effektivt sätt. 

Idag räcker det inte att bara ha en idé och acceptans för onlineutbildning och ge personalen tillgång till denna teknik. Idag gäller det att använda rätt plattform för att skapa ROI på riktigt.

Det finns stora skillnader på lärplattformar och LMS system som ger administratörer verktyg att
a) styra rätt utbildning för rätt medarbetare,
b) ge management och ledning rätt information för att få verksamheten att lyfta och
c) samtidigt få medarbetarfeedback för att förstå var i processerna man ska sätta in resurser för att kundupplevelsen i det man säljer, tillverkar och ger service på online och on site.

Det som skiljer dagens metoder, teknik och pedagogik från de lösningar som presenterades runt millennieskiftet, när tekniken var ny och oprövad och många testade utan framgång är att de webbsystem som överlevt på marknaden är beprövade och accepterade av marknaden.

Kunderna är inte längre testpatruller till verksamhetskritisk kompetenssystem utan kan investera med trygghet och förvissat av att det fungerar och ger synliga resultat i lönsamhet. Ett av de ledande systemen för kunskapshantering var lärplattformen Klickportalen K3 som utvecklats från att vara en ekurslösning till ett fullfjädrat system för all slags kompetensutveckling inom företag och organisationer.

Systemet K3 (som det förkortas) hade en rad moduler som samverkade för att ge organisationer, företag och utbildningsverksamheter såsom universitet, lärcentrum, högskolor, gymnasieskolor en fördel i kunskapsöverflyttning med lärarledd undervisning på skärmen i botten, men som även innehåller en rad funktionalitet såsom testutvecklingsverktyg, medarbetarundersökningar, kundenkäter, cv-sammanställningar mm. 

I och med att Klick Data nu under ett antal år utvecklat och tagit med sig all sin snart tre decennier långa erfarenhet i den andra generationens lärplattform: KlickData KLMS så ger det företag ytterligare starka skäl att investera i onlineträning. Både i Sverige och utomlands då KlickDatas LMS KLMS finns utvecklat både på engelska och arabiska och snart även på spanska. 

Underskattad effekt av fördelar av elearning när man skall utbilda personalen

De företag som har uppgraderat sin syn på elearning som verktyg för att effektivisera sin kunskapsprocess genom att fokusera på elearning har nått en rad fördelar som elearning generellt ger. Bara det faktum att budgeten för kompetensutveckling inte behöver öka utan drastiskt minska är en fördel.

Men att det även ger så många positiva fördelar för den av personalen upplevda nyttan är ofta en underskattad effekt. Kompetensutvecklingen generellt sett måste vara väl genomtänkt och ligga i linje med vad företaget, organisationen och medarbetarna faktiskt behöver.

Det måste även finnas rutiner för att ta tillvara det som medarbetarna lär sig. Denna systematisering av kunskapskraven är en av fördelarna som ett system som KlickData KLMS ger. Som individ på ett företag där man är anställd uppskattar man ofta själva existensen av att det finns ett LMS. En akademi som man kan förkovra sina kunskaper i.

Individer investerar i sig själva genom att uppgradera sitt egna framtida jag och skapar möjligheten att gå vidare inom företaget eller externt i sin karriär genom att ta kurser online på eget initiativ.

Bara det faktum att det finns tillgång till ett internt LMS som tex. KLMS skapar förutsättningar för detta ger Employee Branding en förstärkning och framtidstro och ger företaget fördelar. Utan att en enda kurs tilldelats eller används! Det är en magneteffekt.Det kan låta som något påhittat men vi har sett mängder med kunder som investerar i ett LMS och som saknar vilja av att maximera värdet av investeringen genom att bara skylta med att det finns. 

Det råder ingen tveksam om att det både är dyrt och ineffektivt att skicka iväg en och en på utbildning. Resekostnader, övernattning och traktamenten utöver själva kursavgiften adderas ihop till stora summor. Tidsförlusten av att vara borta och de alternativintäkter en fakturerad timme ger för en konsult gör att det är lätt att övertyga elearningens generella fördel. Den här fördelen är idag djupt rotad efter ett par decennier. Och fortfarande giltig. Det är lätt att räkna hem en investering vilket ni kan göra här.

En annan faktor som är mindre allmänt känd, men som är av stor vikt är att LMS minskar andelen av motarbetarna. De som är bojstenar i organisationen. Kan ett LMS som KLMS minska andelen av de aktivt urkopplade är vinsten med ett kunskapssystem som KLMS väldigt lätt att räkna hem. 

Men vad händer om personalen inte tar till sig elearning och hoppar över de av ledning och HR avdelningen ställda kraven. Detta varierar från fall till fall. Visst finns det många inom ett företag som inte tar till sig uppmaningen att gå en kurs eller ta en test i ett system som KlickData KLMS. Men det är minst lika många som tar tillfället i akt att på egen hand utforska den stora mängd kurser (ekurser) som ligger inne i det äldre K3-systemet och i det uppdaterade KLMS.

Klick Data har i sitt standardavtal (kallat Sitelicens) gett företagen tillgång till ett mycket stort och brett sortiment av e-kurser, kursmaterial, tester och undersökningar. Administratören av KlickData KLMS kan välja tilldelning och sovra eller som standard ge tillgång till allt. Användaren har lättillgängliga sökverktyg för att hitta till rätt kunskap. De kan således bara välja att gå ett avsnitt i en ekurs genom att klicka på sök och välja ordet pivottabell för att sen gå igenom det avsnittet utan att ta till sig hela kursen. 

Gigantiskt utbud av kurser på nätet: Varför skaffa ett LMS när allt är gratis och tillgängligt?

Idag är tillgången till fria kurser gigantiskt på YouTube. Och det finns tonvis med bra kurser på alla olika håll på nätet från ansedda världsledande universitet som MIT och Standford. Och TED inte minst. Mängder av system finns för att ge tillgång till kursmaterial och onlinekurser. Varför välja KlickData för din organisation om kurserna redan finns annanstans? Alla kan ju Googla snabbt och lära sig utan ett LMS. 

Tillgång på information är inte samma sak som tillgång till kunskap

A. Detta är en nyckelfråga och svaret har betydande konsekvenser om man fokuserar på lönsamhet. Och förstår den avgrundsdjupa skillnaden mellan tillgång på fri information och validering av kunskap. Wikipedia skryter tex. med att de ger tillgång till fri kunskap med sitt uppslagsverk, vilket är i vårt tycke helt fel då det är tillgång till information man har. Vilket inte är samma sak. Hans Rosling / Ola Rosling /Ann Rönnlund Rosling fokuserade i sin världsberömda bok Factfulness på at,  trots att vi har mer tillgång än någonsin på information i världen, så har vi en systematiskt felaktig bild = kunskap om hur världen är befattad och vilka processer som styr. "Apor har mer rätt" på ett kunskapsquiz som finns i början av boken. Än Nobelpristagare och en bred allmänhet.

I detta sammanhang vill vi poängtera att kunskap är det som finns inne i huvudet i form av fakta och färdigheter om hur man löser ett problem och erfarenhet. På Internet finns information som omvandlats från data som bara datorer klarar av att förstå (ettor och nollor). Information måste sen med systematik och med ett system som KLMS omvandlas till kunskap. Kunskap kommer med tiden att ge AHA-upplevelse och insikter för att sedemera övergå till vishet. (Se DIKW)

Klick Dats grundare belönades med utmärkelsen "Top 100 Leaders in Education" och  Klick Data med "Top 50 Organizations in Education" på GFEL Award i Dubai i December 2019. Lyssna på intervjun som Dubai TV gjorde med Erik Bolinder om varför varje organisation bör investera i ett kunskapssystem som KLMS. 

Från e-kurser till verksamhetsstyrning

B. Tidigare låg fokus hos oss i vårt värdeskapande att producera och ta fram ekurser och vi sålde dessa styckvis och som en service i det äldre LMSsystemet K3. Genom vår succé har miljoner startade e-kurser i Klickportalen K3 har gjort KlickData kända i Sverige för att ha utbildat människor i kunskaper om dataprogram. ( Se vår stolta historia och story på vår tidslinje)  Det nya KlickData KLMS skiljer sig gentemot det äldre på att det är ett större fokus på validering och säkerställande av våra kunders anpassade kunskapskrav. Idag har de allra flesta en hygglig baskunskap i hur man använder de vanligaste dataprogrammen.

Klick Data producerar sedan ett antal år inte lika frekvent nya versioner av dataprogrammen pga av detta skifte i efterfrågan. Klick Data säljer inte datakurser på nätet utan fokuserar på att göra företag lönsammare med hjälp av digital utbildning som används på ett systematiskt sätt för att spara kostnader i kunskapsöverföring och att ledning får validering av att rätt kunskap överförs rätt medarbetare på kortast, mest effektiva och kostnadsoptimerande sätt. Och det gäller ALL kunskap. Inte bara datakursrelaterade kunskaper. Utan allt som en verksamhet kan i sin värdeskaparprocess och som skall ut till alla anställda medarbetare och inhyrd personal ska vara tillgänglig snabbt, valideras och säkerställas över tid.

C. Med ett KLMS kan man kommunicera ut riktlinjer och värderingar på ett effektivt sätt både internt och externt, vilket ofta kallas CSR (Corporate Social Responsibility) . Detta är en central del av att få ett bättre kitt mellan ledning, vision och medarbetare. Med ett KLMS säkerställer man att alla värderingar är i synk för att hantera sina relationer med kunder och leverantörer. Det har lite med tillgången av kurser på nätet att göra, men är väsentligt och centralt för att lyckas styra organisationer rätt.

Det räcker således inte med att skicka ut pdf i mail och be personalen gå igenom: Det är säkerställning av att alla tagit del och förstått som är det centrala. Nya direktiv och händelser i omvärlden som t.ex. strategi för Coronaviruset eller en Environmental policy ska snabbt kommuniceras ut. Med ett KLMS kan ledningen se att alla tagit del av materialet. Svart på vitt med statistik. Det blir inga tveksamheter om mail hamnat i spam eller scrollats förbi. "Alla ska med". 

Med ett KLMS kan VD också ha en kanal ut till medarbetare genom videoinspelade statements som spelas in i en studio som man ser till är en del av ledningsgruppens faciliteter. Många korta och frekventa video statements som samlas upp i KLMS skapar en god kontakt med medarbetare och stärker ledningens kommunikation ut i organisationen. 

KLICK DATA KLMS FOKUSERAR PÅ VALIDERING. OCH ÅTERKOPPLING.

Klick Data KLMS bygger på att företaget har ett onlinesystem (lärplattform/ learning management system) för all verksamhetskritisk kunskap som ligger bakom en inlogging där varje medarbetare har sitt eget konto. Alla dokument, länkar, pdf, filmer som ett företag eller organisation har kan läggas upp i KLMS. Det kan om man är mån om att ligga i absolut framkant vara vettigt att fundera på en video learning strategy 

Och att kunder kan ta vilken länk som helst från nätet och säkerställa att en medarbetare tagit del av detta material/ denna kurs. 

Tester. Från 3000 flervalsfrågor i gamla K3 till över 500000 MCQ i nya KLMS. 

D. Fokuset ligger ännu mer på tester och frågor i KLMS än i det äldre K3. Det äldre K3 hade en rad tester. Dessa tester säkerställde att många medarbetare hade förstått och tagit del av kursmaterialet i Klick Datas ekurser. I K3 fanns en uppskattad del av framtagna generella svenska tester som kunde tilldelas användarna av K3. Det samma gäller i det nya Klickdata LMS. Då allt handlar om att validera kunskap hos medarbetare på individnivå i ett företag för att säkerställa att kunskap och erfarenheter kommer nya och äldre medarbetare till del för kvalitetssäkring finns behovet av tester hos alla företag. Validering och Certifiering är A och O. 

I KLMS kan vilken kunskap som helst knytas till en kurs skapat med en kursplan. Materialet som skall läras in eller kunnas kan komma från vilken källa som helst. Steg 2 i processen är att testa av att informationen överförts och att informatinen är förstådd och mottagen. Olika delar av tester som kan vara lätta och svåra. Korta eller långa eller utebli finns för att varje organisation tänker olika. Det är inte Klick Datas lärare som är kunskapsöverförare: Det är ER organisations behov av ER kunskap som skall tillfredställas. KlickData KLMS möjliggör detta. Vi tillhandahåller en uppsjö av förslag på bra länkar och kursmaterial och sammanställer dessa i en exempeldatabas för onboard training, säljträning/ sales mangaement mm. Och till alla kurser/ material kan tester skapas. 

Tester skapas av adminstratören (användare med administratörsrättigheter.) . Frågorna kan vara flervalsfrågor med fler svar korrekta eller flervalsfrågor (Engelska: MCQ= Multiple Choice Questions) med ett korrekt svar bland flera svarsalternativ. Frågorna kan skapas från "blankt papper", dvs. helt på egen hand vilket är det normala om det handlar om tester baserade på eget framtaget kursmaterial i hur verksamheten bedrivs. Testfrågorna kan också skapas utifrån att man använder färdiga mallar. Dels kan man kopiera och modifiera tidigare tester som ligger som mallar i KLMS.

Och dels kan man, vilket är världsunikt för KLMS, få tillgång till över 500000 faktabaserade kunskapsfrågor som är taggade och indexerade till Wikipedias artiklar. (Engelska, svenska och arabiska). Välj valfri Wikipedia artikel och ladda ner ett antal frågor från WOK databasen och modifiera, släng och lägg till egna kunskapsfrågor. Är det faktakunskaper som ska testas är det ett fantastiskt verktyg för kunskapstester. Det är för våra kunder i utbildningssektorn väldigt enkelt att skapa examensprov. Att hämta frågor från WikiMaster/ WOK databasen är snabbt, enkelt och kraftfullt. (FAQ om Hur man skapar frågor i KLMS) 

Microkurser. Närsom helst. 

All kunskap inhämtas loggas och läggs till din utbildningskompetens och budgeterade utbildningstid. . När du har tid tar du som användare och medarbetare en stunds utbildning. På så sätt får personalen just in time en mikrokurs i det som behövs. Vissa har inte den disciplinen eller tillräckligt mycket kunskap för att förstå att det är pivottabell som de skall söka efter och då är det ju en Excelkurs som de behöver för att gå igenom kalkylprogrammets nytta, funktioner och möjligheter från början. 

Javisst. Att Googla och se en instruktionsvideo om hur man gör något eller läsa något är ett av de vanligaste sätten att lära sig. Och för det behöver man inget LMS . Det finns ju tillgängligt. Men är det något som är användbart för flera på företaget? Då bör denna film eller länk systematiseras in för andra att ta. Ofta skickar någon runt ett mail eller skickar länk på Skype, WhatsApp eller Messenger till någon som kan tänkas behöva informationen som vederbörande fått. Med KLMS kan du lägga upp denna pusselbit av kunskapslektion som ett material som sen kan valideras och användas systematiskt.

Inte bara i närtid innan länken försvinner ut ur fönsterfokuset, utan för avdelningens nya medarbetare i framtid som kanske behöver kunna denna kunskap för att klara av sitt jobb och som bara råkade inte infinna sig i den ad hoc situation som uppstod när en medarbetare fick en viktig lärdom genom sin egen sökning på nätet. Om denna mer lönsamma approach diskuteras i artikeln om intern video strategi. Alla medarbetare ska känna ett ansvar att skapa en kunskapsbank och dela med sig av verksamhetskritisk kunskap. Och att lära varje medarbetare att spela in en video är en del av den omläggningen. Precis som på Facebook är alla producenter i KLMS. Och konsumenter. 

Efter att ha gått igenom en ekurs första gången så är det enklare att repetera då man är bekant med uttrycken, begreppen och problemställningarna. Så repetition är elearningens främsta fördel. Man tar utbildningen i den takt som man hinner ta den till sig. Det ger alla undersökningar om upplevd fördel hos användarna entydigt svar på som den kanske främsta fördelen. Inga långa beslutsprocesser att komma igång. Repetition direkt. När man behöver det. Här är stora lönsamhetsvinster för de som räknar och en stor minskning av upplevd stress hos personalen som genom onlineundervisning med utbildning online i KlickData får värde som är underskattat för de som räknar mjuka värden.

Så fördelen av att
a. spara kurskostnader
b. oändlig repetition
räcker och blir över för ett investeringsbeslut allt annat lika.
Det finns många fler fördelar och följdeffekter av att lägga elearning i centrum och endast i undantagsfall skicka folk på dyra datakurser. Eller att arbeta med enskild medarbetarutbildning för nyanställda. Se effekten här i vår kalkul! 

Den mängd kunskap som enskilda individer behöver kunna blir mer och mer komplex. HR avdelningen kan med KLMS säkerställa att rätt kunskap finns för varje medarbetare vid varje given tid. 

Givetvis kan inte E-learning ersätta fysiska möten; det är snarare ett komplement till dessa om det är ett självändamål att lära i grupp. Men själva överföring av kunskap, dvs. själva utlärningen och inlärningens moment: Det kan elearningen ersätta. Den praktiska appliceringen av kunskap har ofta med fördel av att vara i gemenskap. I grupp och tillsammans. Men med dagens teknik och t.ex. ett Skypefönster som visar skärmens händelser så kan man skapa fysiska virtuell undervisning där deltagarna är aktiva parter och elearningens undervisning kompletteras . Då får man det fysiska mötet i praktiken som ersätter det traditionella som med avståndens problematik är betydligt dyrare då personer måste ta sig till kurslokaler istället för som med Klickportalen K3: Kurslokalen tar sig till deltagaren.

Se video: https://klickdata.se/english/journal/a-powerful-tools-to-use-for-the-benefit-of-the-staff-s-skills-cop

Sammanfattning. Varför ska man investera i Klick Data KLMS med onlineutbildning? 

1. Med en investering i KLMS styr företaget att rätt kunskap finns hos varje medarbetare då all kunskap kan läggas in som kurs med test och kursåterkoppling (survey)

2. Med KLMS stärks attraktionskraften för företaget som arbetsgivare i det som kallas employment branding, då varje medarbetare har en möjlighet att utveckla sig själv i företagets egen online- akademi.

3. Genom undersökningsmodulen ges inte bara kursåterkoppling utan företagsledningen kan använda detta till medarbetarundersökningar och mäta trivsel över tid i hela organisationen. Informationen går i båda riktningarna: Från ledning till medarbetare i kursmaterialet. Från medarbetarna till ledningen via medarbetarundersökningar och utvärderingarna

4. Genom att göra varje medarbetare delaktig för att skapa och ta mikrokurser över hur företaget sköter sina rutiner och sätta KLMS i centrum för att effektivt hantera utbildningen och därigenom minska den spontana och okontrollerade kunskapsöverföringen är det mest lönsamma sättet att få maximal utväxling på en investering i KLMS. 

Varje företag och organisation är unik. Välj en lösning som passar er, men dra fördel av alla de erfarenheter som våra 25000 kunder redan dragit under 3 decennium. Välj Klick Data som er partner för ökad lönsamhet med kunskapsdriven organisation och välj en Sitelicenslösning med ett prisbelönt KlickData KLMS. Välkommen! 

Några av de kunder vi hjälpt genom vår passion för kunskap och Edtech baserade plattform för onlineutbildning.