En av de största utmaningarna en utbildningssamordnare har inom Räddningstjänsten är att tillgodose att alla anställda uppfyller de krav på certifieringar, övningar, läkarundersökningar och kurser som finns. Dessa krav är olika ställda i olika kommuner och i olika räddningstjänster runt om i Sverige. 

De flesta har byggt upp egenutvecklade system för överskådlighet för att hantera detta. 

När Räddningstjänsten Mälardalen tog kontakt med Klick Data och förklarade sitt problem så tog vi och anpassade vår prisbelönta utbildningsportal KlickData KLMS, internationellt kallad K3 till att fungera som ett stöd som skull ersätta de egenutvecklade excel-system som inte bara fanns på Räddningstjänsten i Mälardalen utan på väldigt många andra platser i Sverige där det finns behov av en Kompetensöversikt (eng. The Planner) 

Funktionen är användbar för utbildningssamordnare inom Räddningstjänsten, Polisen, Tullverket, Ambulanspersonal samt inom de 1000-tals organisationer som har behov av att snabbt få en översikt av personalens certifieringar och kompetenskrav. Kompetensöversikten i K3 ger HR-ansvariga och utbildningssamordnare notifikationer om när certifieringar håller på att gå ut och kan samverka med andra HR system som t.ex. Daedolos (som idag används inom Räddningstjänsten) via ett API. 

1. Ställ in Kompetensöversikten

Kompetensöversikten finns för administratören under Admin/Konton/Kompetensöversikt. 

Utan inställningar kan det se både tomt och annorlunda ut så vi går igenom hur man sätter upp översikten . 

A. Namnge organisationens struktur med divisioner och grupper. (Inställningar)
B. Ange vilka kurser som finns tillgängliga i akademin som är obligatoriska och som därmed hamnar i Kompetensöversikten 
C. Lägg in anställda / medarbetare/ elever i grupper och divisioner. För Räddningstjänsten döps Divisioner om till Stationer och Grupper till Skift. För andra organisationer kan det tex. vara Teams, Avdelningar eller Klasser. 
D. Markera och lägg in tidigare kompetenser och när dessa kompetenser är tagna för varje medarbetare eller importera in dessa från ett annat system. (se denna FAQ) 
E. Sök och hitta i Kompetensöversikten 

Så här gör du för att lägga in kompetenser som inte har automatiskt genererats genom att användaren gått igenom en kurs inne i KlickDatas K3-system.  Förutsatt att akademin har en uppbyggd struktur med medarbetare indelade i grupper och med obligatoriska kurser upplagda

1. Öppna Kompetensöversikten

Under Kompetensöversikten ser du alla anställda medarbetare och ser enkelt vilka som genomfört och vilka som inte genomfört de obligatoriska kurserna. 

Låt oss anta att du som admin upptäcker att det finns fel i databasen eller vill komplettera med uppgifter för en enskild användare. Klicka då på cirkeln för att ändra medarbetarens kompetens. En Slide in från höger uppenbarar sig på Desktop och en Slide in underifrån på mobilen. 

Klicka och ange datum om det finns eller lämna datumfältet utan inmatning om det exakta datumet saknas. (Kan fyllas i senare) 

När du klickat Klar så syns det i översikten med en siffra för året som kompetensen var tagen. 

Längst ut till höger finns en penna som gör att du kan gå direkt till kontot för användaren och göra samma sak där. 

Se mer hjälpsidor via indexsidan för Räddningstjänsten 

2- Uppdatera kompetenser på användarens konto

Om du går till Admin/Konto/Användare (som i detta exempel med dynamiska nam ändrats till Medarbetare) så finns det en tab som heter Kompetensöversikt och en undertab som heter Översikt. 

Här ser du mer tydligt vilka kurser som är obligatoriska för varje medarbetare och i slutet av raden finns där samma struktur. 

Om du klickar på cirkeln för en kurs får du upp samma Slide-in som i Kompetensöversikten. Och kan där ange när den är avklarad. 

Röd cirkel med årtal indikerar att certifieringen har gått ut och att utbildningen måste tas om för behörighet.

Om du kommer från menyn Admin/Konton/Medarbetare så kan du söka efter en medarbetare i översikten. Eller scrolla i listan. När du står på raden (eng. hoover) så får du upp alternativ där en penna finns som symbol. Tryck på den för att editera. Pennan finns också i slutet av raden. 

När du väl skapat en ordning i systemet K3 kan du enkelt hitta dina kompetenser och få översyn.

Se mer relaterade hjälpsidor via indexsidan för Räddningstjänsten